BANYUMAS, nubanyumas.com- Kegiatan administrasi surat menyurat menjadi bagian tak terpisahkan dalam keberlangsungan organisasi termasuk Nahdlatul Ulama (NU) dari tingkat Pengurus Besar hingga Pengurus Ranting.
Terkait hal inilah tentulah penting untuk memperhatian Pedoman Administrasi yang masuk sebagai bagian dari isi Peraturan Perkumpulan NU Nomor 15 tahun 2022.
Berikut ini penjelasan ketentuan umum terkait pengertian administrasi, surat, distribusi hingga jenis surat yang dikeluarkan oleh pengurus NU.
Dalam Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini yang dimaksud dengan:
- Peraturan administrasi adalah aturan-aturan administrasi di lingkungan Nahdlatul Ulama sebagai pijakan kerja pengurus di bidang kesekretariatan.
- Surat adalah bentuk korespondensi tertulis yang menggunakan kop dan stempel sesuai dengan ketentuan serta dibubuhi dengan tanda tangan yang
- Distribusi surat adalah proses pengiriman surat baik secara kon- vensional melalui jasa pengiriman maupun secara elektronik melalui email dan sarana
Jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan Nahdlatul Ulama ada- lah:
- surat biasa; dan
- surat khusus
- Surat biasa adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perkumpulan tanpa kekhususan tertentu, yaitu:
- surat rutin adalah surat biasa yang ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/ Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat pengantar adalah surat yang berfungsi sebagai pengan- tar pengiriman, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat keterangan adalah surat yang berisi keperluan perkum- pulan tentang keberadaan perorangan, program dan lain-lain, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- Surat khusus adalah jenis surat dikeluarkan oleh perkumpulan untuk keperluan khusus, yaitu:
- surat keputusan adalah surat yang dikeluarkan oleh perkum- pulan berdasarkan keputusan rapat atau konferensi yang ber- kaitan dengan kebijakan perkumpulan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat pengesahan adalah surat yang mempunyai kekuatan hukum untuk mengesahkan susunan pengurus atau perang- kat perkumpulan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat rekomendasi adalah surat perkumpulan yang memberi- kan persetujuan terhadap suatu kepentingan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian antara perkumpulan dan pihak-pihak lain yang dapat berupa nota kesepahaman yang ditandatangani Ketua Umum dan perjan- jian kerjasama yang ditandatangani oleh Ketua Umum atau yang mendapat mandat dari Ketua Umum Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat mandat adalah surat yang memberikan kuasa kepada pihak lain atau perorangan atas nama perkumpulan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dengan batas waktu, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ke- tua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Peng- urus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat tugas adalah surat yang berisi penugasan untuk keperlu- an tertentu dalam melaksanakan fungsi perkumpulan, ditan- datangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
- surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan sikap perkumpulan terhadap suatu masalah, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jen- deral/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat instruksi adalah surat perintah tentang kebijakan per- kumpulan yang harus dilaksanakan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat peringatan adalah surat teguran kepada kepengurusan atau personalia pengurus yang harus ditindaklanjuti atau dilaksanakan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal atau Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat edaran adalah surat yang berisi kebijakan perkumpulan yang digunakan sebagai himbauan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Peng- urus Besar Nahdlatul Ulama;
- surat pengumuman adalah surat yang berisi informasi resmi perkumpulan yang perlu disampaikan kepada masyarakat secara luas, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jen- deral Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; dan
- surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang kepada orang lain atau pihak lain untuk melakukan suatu ke- giatan atau perbuatan hukum yang tertera pada pernyataan tersebut atas nama Perkumpulan Nahdlatul Ulama, ditan- datangani oleh Rais Aam dan Ketua
- Dalam hal surat sebagaimana dimaksud dalam huruf 5 dan 6 hanya melibatkan pengurus Syuriyah, maka surat ditandatangani oleh Rais Aam/Wakil Rais Aam dan Katib Aam/Katib Syuriyah Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
- Dalam hal surat sebagaimana dimaksud dalam huruf 5 dan 6 me- libatkan pengurus Syuriyah dan Tanfidziyah, maka surat ditan- datangani oleh Rais Aam/Wakil Rais Aam/Rais, Katib Aam/Katib, Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/ Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;
Ketentuan mengenai jenis surat ini berlaku secara mutatis mutandis (dengan sendirinya) untuk seluruh tingkat kepengurusan.
Untuk tingkat PBNU, ada perkeculian untuk bisa menerbitkan tiga surat berikut ini :
- Dalam keadaan tertentu, surat biasa pada tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Ketua Umum setelah dikonsultasikan kepada Rais ‘Aam.
- Dalam keadaan tertentu, surat khusus sebagaimana dimaksud dalam huruf 8 dan 10 tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Rais Aam;
- Dalam keadaan tertentu, surat khusus sebagaimana dimaksud da- lam huruf 3, 5, 6 dan 7 tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Ketua Umum setelah dikonsul- tasikan kepada Rais Aam.***
